【职场】建立高质量“个人资料库”-达华智能企业文化
把电脑上的资料库，变成大脑里的知识体系
对资料收集的反思
以前，知识都有纸张这个载体，很容易错过，收集下来很有必要；可信息时代，收集资料太方便了，反而带来了“信息过载”的问题。
假如每天都收藏二三篇资料，十年就是一万篇，如果要认真整理，所有的时间就搭上去了。可以说，你保存的每一份资料，每拥有一天，都会付出一天的维护管理成本——
管理成本一，你需要花时间对它进行分类、标签、整理、噢，还有清理；
管理成本二，当你找别的东西时，它很容易占据你的视野，浪费你的时间，有人统计过了，人这一辈子，有10%的时间浪费在找东西上，20%的负面情绪源于找不到东西；
管理成本三，好像有了手机，我们就不去记电话号码一样，当你决定收藏它时，你很可能就不会花时间去研究它了——这个机会成本很高。
我总结了一个资料管理上的规律：一份资料，如果不是每月都能用上的话，要么你从不去用它，要么它的维护成本大于它的实际价值。
所以收集资料的前提一定是管理成本小于收益，这些年我一直在琢磨这个问题，时间长了，我渐渐总结出“个人资料管理”的五个原则，包括收集、整理和利用三个方面。
资料收集的两个原则
让我停止“恢复行动”的还有一个更重要的原因：我发现收藏中，相当一部分是“绝密内部资料”“令人震惊的事实”“2002年流泪的二十个瞬间”，别笑，其实每一代人刚刚上网时，都会经历这个阶段，只是过了几年才觉得这样很Low。
还有当时如获至宝的“最全XXX”、“十大公司经典”等行业资料，仔细看看，大多数都是“挂羊头卖狗肉”的货色。
我不禁对自己的这项爱好产生了强烈的怀疑：“收集资料”这种行为，就像“到此一游”玄门天道，不过是在制造学习的假象而已。组装电脑高配置清单可这么多年的习惯，生命不息，“收集”不止啊，只是从这以后，每一次有“发现了一篇好文章，我要收藏下来”的冲动时，我都会想：
我为什么要收集这篇文章若姜？它需要我后续花多少时间去管理？相比它的价值，我花的时间值得吗？
时间长了邓伟杰，这些想法让我形成了“个人资料管理”的原则一，也是最重要的原则：以输出为目标的资料收集。“输出”因人而异，主要有写文章、各种汇报材料、工作交流、解决方案、培训材料、社交网络上的分享等等。
比如我目前最核心的工作是写文章，那么平时我会给自己一些选题目标，包括职场成长、心理学、经济学、投资理财、影视等等，范围可以稍宽一点，在这个选题范围内的资料，才有必要收集，其余的只是看看——除非那些特别有意义、或者是自己长期思考的问题房友网。
但这个改变也产生了一个连锁反应——资料分类索引的方法也要跟着改。
因为传统的学科型资料分类方法造谣学校，无法和“输出”直接关联。比如说，我想要找一些针对职场上下级沟通的案例，但这类资料在心理学、经济学、职场成长中都有，传统的类别索引效率就很低。
资料整理的两个原则
有一本书叫《断舍离》，借“如何整理家居环境”这个小问题，来讲一种人生态度。
所谓“断”，就是断绝自己家里不需要或负担不起的东西；所谓“舍”，就是舍弃家里浪费你的管理精力的“破烂”；所谓“离”松野井雅，就是脱离对物品的执念，还自己一个自由。
整理资料的第一步也是“断”——只收集资料中的精华，这就是原则三：段落摘录为主，文章收集为辅
我们收集一篇文章的理由常常是“日后有可能用到它”，这个“可能”有三种：
第一种：你根本不知道什么时候用战友无声，用来干什么。这种情况前面已经说过——果然放弃，如果想看，现在就看完。
第二种：知道用来干什么，但不知道什么时候用。这种情况，只摘录其中的一段，日后如果要用，再搜索全文。要学会利用网络帮助你保存资料，节省你整理的时间精力，我称之为“云收藏”。实体书、电子书的办法也是摘录，常备一支实体书文本扫描笔大野优美，标明来源，以备日后查找恶魔战士。
第三种：既知道用来干什么金允智，也有明确时间节点。只有这种情况下，才有必要全文收集。
“断”之后是“舍”，这个最好理解，无用的资料越多，使用效率越低，这就是“个人资料管理”的原则四：建立“核心资料库”，把体量保持在“既有用，又易用”的规模上。
通常“舍”的方法有三种：
第一种：没有用的、过时的资料，坚决删除，不要幻想有朝一日你还会用上它，也别在乎误删的小概率事件。这个小小的动作，将为你将来节省大量的时间。
第二种：用过一遍的资料犬儒学派，常常自己就很有印象了，可以放到一个专门的文件夹里，不作任何管理和备份，让它自生自灭。
第三种：用的可能性越来越小的资料，比如有一些知识领域，你越来越不感兴趣了，如果是摘录，我会把字变灰，这样不影响我查阅资料；如果是文档，也是放在“库外”，不作分类，不作管理。
目前我的核心资料库大概三十多万字，都是从20年积累的上万份资料、电子文档、实体书中摘录后，再不断整理出来的，都是精华中的精华。边用边整理
通常我在写一篇文章的时间中，选题要用三到四个小时，说是“选题”，其实主要是翻阅精华资料，寻找选题灵感。
所以最核心的资料整理工作，是在使用过程中进行的关婷娜三围，主要有三类：
第一类、为“已入库”的资料设计新的用途：我的文章常常用到跨学科的知识迁移，比如在《当下属说“办不到”的时候……︱跟着交响乐指挥学管理》一文中，把指挥与管理两个领域的知识技能进行横行联系，看似随意，其实不能靠写作时的灵感一现，平时翻阅资料时，脑子就要有这根弦：任何资料邹嘉俊，都要考虑它有没有其他用途。
第二类、从资料到新的资料：例子就是前面讲的“谢林隔离”，我之所以想到去了解这个理论，是从职场类资料“职业变性”中发现的。在为“谢林隔离”收集资料的同时，我又注意到谢林的冷战理论，这就又当时“毛衣战”的背景联系起来，又成为新的一篇《保持威胁别人的能力，才有真正合作》的选题来源。
第三类、必要的时候要更新索引分类：分类索引的目的是为了“方便好用”，如果出现了一个新的高频“用途”，就有必要新开一个“分类”，并逐步把相关资料转移到新的分类中。
但整理方法也别太复杂，乌丸莲耶我发现很多人用一套复杂的标签系统进行资料管理，这会让你成为一名优秀的“资料管理专家”，但无助于你的知识管理，原因最后再说。
好了珍珠莲，如果做到这五个原则外星人陈山，那你的个人资料库一定非常好用，但最终，你还要需要做到一点：这就是“离”——离开资料库的能力。利用好你的大脑
能形成知识体系的“资料库”，才是知识管理的最高境界，唯有大脑可以做到。
而之前的几个原则也都是为了这个目的：
原则一、二：以输出为目标的收集资料，以“用途”来建立分类索引，因为从“来源”到“用途”，往往要跨越知识类别，更易建立知识结构；
原则三、四：段落摘录为主，建立核心资料库，浓缩资料精华，因为大脑的记忆能力是有限的；
原则五：边用边整理，这是一个记忆的过程；不要太依赖复杂的标签系统，因为你要靠大脑（而不是电脑）建立知识体系。
（以上文字来自网络）